Comment embaucher un salarié dans une micro-entreprise ?

Le guide du recrutement en tant que micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur

Votre activité de micro-entrepreneur bat son plein et vous avez besoin d’aide supplémentaire ? Sachez que votre statut d’entreprise individuelle sous le régime du micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) vous permet ponctuellement de recruter des salariés. Hello bank! Pro vous explique comment préparer vos recrutements, les erreurs à éviter lors d’un entretien d’embauche et les démarches incontournables à effectuer pour recruter un salarié.

Les raisons pour lesquelles les micro-entreprises peuvent embaucher des employés

Un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur peut-il embaucher ? Même si le régime de l’auto-entrepreneur est destiné à entreprendre en solo et n’est pas le statut le mieux adapté pour employer un salarié à temps plein, la réponse est oui ! Deux principales raisons bien spécifiques peuvent conduire un micro-entrepreneur à embaucher ponctuellement un salarié :

• maintenir le rythme face à un accroissement d’activité en période de forte demande ;
• évaluer sa capacité à assumer une activité plus conséquente en prévision d’une croissance de chiffre d’affaires et d’un changement de statut juridique.

Les erreurs à éviter lors du recrutement en tant que micro-entrepreneur

Nous avons recensé pour vous trois erreurs à éviter lors d’un recrutement de salarié par un micro-entrepreneur :

• ne pas vérifier les compétences du candidat :pour s'assurer des aptitudes du candidat, outre le contrôle de ses compétences et la véracité de ses diplômes, questionnez-le sur ses précédents postes occupés ou demandez-lui de réaliser une étude de cas pratique. Ainsi, vous serez à même de savoir s’il sera capable d'accomplir les tâches que vous lui confierez ;
• ne pas préparer l’entretien :certes, vous serez décisionnaire pendant l’entretien de recrutement, néanmoins, vous devez donner au candidat les éléments de compréhension de ce que vous attendrez de lui. N’oubliez pas que vous avez besoin de lui autant qu’il a besoin de vous ! Pour ce faire, menez l’entretien en connaissant parfaitement le parcours professionnel du candidat après avoir étudié attentivement son CV. De plus, anticipez les éventuelles questions susceptibles de vous déstabiliser durant l’entretien. Le candidat doit se sentir en confiance et être rassuré sur son futur environnement de travail pendant ce moment de partage et d’échange ;
• ne pas prendre le temps de se décider :suite à l’entretien d’embauche, contactez éventuellement les anciens employeurs du candidat pour avoir une idée précise de son comportement et de ses compétences. Il est préférable de prendre suffisamment de recul, de mesurer ses atouts et ses lacunes avant de contractualiser et de ne rien faire dans la précipitation.

Quelles sont les démarches pour recruter en micro-entreprise ?

Afin de recruter un salarié, de la même manière que tout autre entreprise, un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur doit réaliser plusieurs démarches obligatoires ⁽¹⁾ , une fois que le candidat aura été sélectionné :

• effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) au plus tôt 8 jours avant l’embauche, à effectuer en ligne ou éventuellement par courrier postal. Rédiger une promesse d’embauche peut être utile à votre salarié ;
• rédiger un contrat de travail contenant obligatoirement le nom de la micro-entreprise, son SIRET et ses informations légales, le nom et l’adresse du salarié et ses autres informations personnelles, la date de début et la durée du contrat, les missions confiées et la rémunération. Ce contrat synallagmatique doit être signé par les deux parties ;
• ouvrir un registre unique du personnel dans lequel l’ensemble des informations personnelles et professionnelles du salarié sont renseignées ;
• prévoir une visite d’information et de prévention remplaçant la visite médicale d’embauche, le cas échéant et en adhérant à un centre de médecine du travail.

Une fois les démarches de recrutement effectuées, l’auto-entrepreneur doit ensuite transmettre mensuellement des fiches de paie au salarié, lui adresser le règlement de son salaire net et payer auprès de l’Urssaf les cotisations sociales et patronales afférentes.

Comment préparer un recrutement ?

Hello bank! Pro vous donne les clés d’une stratégie de recrutement réussie :

• analyser votre besoin :il est nécessaire de quantifier précisément les tâches confiées pour déterminer si le nouvel embauché travaillera à temps plein ou partiel. Il convient également de vous positionner quant à la nature du contrat (CDD, contrat d'apprentissage, CDI, etc.) ;
• définir le profil du candidat :vous devez réfléchir quant au niveau de formation requis et aux diverses expériences acquises pour mener à bien les activités qui lui seront confiées ;
• publier l’annonce de recrutement :vous pouvez utiliser Internet et les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou Facebook Pro, passer par Pôle emploi, une agence de recrutement, etc. ;
• étudier les candidatures :vous devez ensuite trier les candidatures reçues en sélectionnant celles qui répondent à la description du poste ;
• faire passer les entretiens :il vous reste à planifier les entretiens d'embauche des différents candidats retenus à l’étape précédente pour choisir LE candidat idéal.

À l'issue du recrutement, le salarié doit se sentir à l’aise dans son poste pour avoir l’envie de s’investir dans votre auto-entreprise. La phase d’intégration est donc fondamentale, ne la négligez pas.

Notez que l’État prévoit des aides à l’embauche pour le recrutement de jeunes en contrat d’apprentissage et de professionnalisation. Dans ce cas, un auto-entrepreneur pourra percevoir des aides financières ou/et obtenir une réduction générale des cotisations patronales ⁽²⁾ .

Cependant, avant de vous lancer dans une embauche d’un salarié, évaluez bien le coût lié. Un recrutement pourrait être judicieux pour une collaboration à court terme, mais déraisonnable à long terme sauf si vous envisagez d’évoluer vers un autre statut juridique. En effet, en auto-entreprise, vos charges de fonctionnement sont déductibles uniquement de manière forfaitaire selon l’abattement fiscal sur votre chiffre d’affaires lié à votre activité (-34 % en prestations libérales, - 50 % en prestations commerciales ou artisanales, -71 % en commerce). Aussi, concernant votre imposition sur les revenus, en versement libératoire ou non, le paiement de votre impôt sur le revenu est toujours calculé sur le montant votre chiffre d’affaires.

Dans la mesure où il est probable que l’arrivée d’un nouveau salarié booste votre activité et accroisse votre chiffre d’affaires ; il faut donc faire attention au respect du plafond de chiffre d’affaires conditionnant le statut d’auto-entrepreneur. Vous l'aurez compris : en embauchant une nouvelle recrue pour une collaboration à long terme, votre chiffre d’affaires augmentera et vous paierez mécaniquement plus d’impôts. Parallèlement, vos dépenses seront augmentées par les cotisations salariales et patronales pour votre salarié. Dans une telle situation, pour développer votre entreprise, il sera opportun de privilégier un changement de structure juridique, et il s’agit de bien l’étudier en amont.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d’accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

(1) https://www.demarches.interieur.gouv.fr
(2) https://bpifrance-creation.fr