Nos clés pour bien calculer vos frais de déplacement professionnel

Comment puis-je être indemnisé de mes frais de déplacement professionnel en tant qu’indépendant ?

Votre statut d’indépendant vous donne le droit de recevoir des indemnités au titre des dépenses engagées pour un déplacement dans le cadre de votre travail.

Ce n’est pas un remboursement comme le fait un employeur envers son salarié, mais selon le statut de l’entreprise, il peut prendre la forme d’une déduction fiscale.

Le professionnel libéral soumis au régime de la déclaration contrôlée (bénéfices non commerciaux (BNC)) a le choix entre :

• une déduction forfaitaire (barème kilométrique) ;
• le calcul de ses frais réels. Une déduction forfaitaire de 10 % s’applique automatiquement, ou le professionnel peut calculer les frais réels.

Dans tous les cas, les dépenses doivent :

• Être engagées, nécessaires à l’activité et ne pas être excessives ;
• Être réglées durant l’année précédant la déclaration ;
• Avoir des justificatifs des dépenses engagées pour chaque déplacement.

Comment calculer les frais de déplacement professionnel réels pour un indépendant ?

Un indépendant, qui exerce par exemple sous le statut d’entreprise individuelle au réel, est en droit de déduire les frais liés au transport (billet de train ou d’avion, ticket de métro, frais kilométriques, etc.), ainsi que ceux attachés à la restauration et à l’hébergement. La déduction de ces frais s’appuie sur des justificatifs de dépenses. En revanche, les frais kilométriques font l’objet d’un calcul spécifique à l’aide d’un barème kilométrique.

Quel est le barème applicable pour le calcul des frais kilométriques ?

Trois barèmes sont disponibles pour calculer ses frais de déplacement professionnel avec son véhicule :

• Le barème kilométrique pour les voitures ⁽¹⁾ ;
• Celui pour les motos ⁽²⁾ ;
• Celui pour les deux-roues inférieurs à 50 cm ⁽³⁾ .

Le barème des indemnités kilométriques est revalorisé tous les ans. Celui pour 2023 sera publié au Journal officiel en 2023 pour les dépenses de 2022.

Comment faire le calcul des frais kilométriques ?

Pour réaliser le calcul des frais kilométriques, vous devez connaître deux éléments :

• le nombre de kilomètres parcourus ;
• la puissance fiscale du véhicule (mentionnée sur votre carte grise).

Vous devez vous référer au barème kilométrique en vigueur pour effectuer votre calcul.

Prenons un exemple : vous avez parcouru 5 000 kilomètres à titre professionnel en 2022 avec un véhicule de 4 CV. Vous pouvez déduire 5 000 × 0,575 = 2 875 euros.

Autre exemple : vous avez fait 8 000 kilomètres avec un véhicule de 6 CV en 2022. Vous pouvez déduire [(8 000 × 0,355) + 1 382] = 4 222 euros pour vos frais de déplacement professionnel.

Bon à savoir : depuis 2021, les frais de déplacement professionnel sont majorés de 20 % pour un véhicule électrique. ⁽⁴⁾

Le barème kilométrique de 2023 applicable pour les frais d’utilisation de véhicule supportés en 2022 n’a pas encore été publié. Vous pouvez toutefois simuler dès à présent le calcul de vos frais kilométriques : impots.gouv.fr/simulateur-bareme-kilometrique.

Pourquoi l’indépendant doit-il privilégier les frais de débours ?

Le régime de la micro-entreprise ne permet la déduction des frais réels sur le chiffre d’affaires, mais un abattement fiscal forfaitaire est prévu. Cependant, vous pouvez facturer à vos clients des frais de débours. Il ne faut pas les confondre avec les frais kilométriques.

Qu’est-ce que sont les frais de débours ?

Les frais de débours sont des dépenses que l’auto-entrepreneur peut avoir à avancer pour le compte de son client afin d'exécuter sa mission. Il nécessite un accord écrit de votre client, de lui remettre les originaux des factures des dépenses et d’en conserver une copie. Ces factures d’achat doivent être établies au nom du client. Cela évite de gonfler artificiellement le chiffre d’affaires, mais surtout de ne pas avoir à payer de cotisations sur ces sommes qui ne correspondent pas à du chiffre d’affaires.

Quelles sont les différences entre frais de déplacement pro et frais de débours ?

C’est une différence de forme. Les frais de débours sont une avance faite aux clients, pour acheter des produits nécessaires à la réalisation de la mission, que les clients remboursent sur remise des originaux des justificatifs, et sur présentation d’une facturation à l’euro près de la dépense avancée. Aucune marge ne peut être réalisée sur des frais de débours.

Les frais de déplacement, tels que les indemnités kilométriques, ne pouvant pas faire l’objet d’une déduction fiscale en micro-entreprise, c’est à l’auto-entrepreneur de les intégrer dans ses coûts de fonctionnement et donc dans sa prestation globale afin de facturer l’ensemble à ses clients. Les frais kilométriques ne sont pas donc pas considérés comme des débours. En revanche, le professionnel peut facturer occasionnellement en frais de débours un billet d’avion ou de train nécessaires à l’exécution de sa mission et avec accord préalable de son client.

Quelles sont les solutions pour assurer vos déplacements professionnels ?

En tant que professionnel indépendant, micro-entrepreneur, vous devez vous prémunir en cas d’imprévus lors d’un déplacement professionnel. Pour cela, vous pouvez :

• Souscrire un contrat d’assurance spécifique pour ces trajets, ainsi que les voyages à l’étranger.
• Vérifier que votre contrat d’assurance auto mentionne bien votre couverture pour un usage professionnel (occasionnel ou permanent selon la quantité de vos déplacements professionnels avec votre véhicule).
• Vérifier le contrat d’assurance de votre carte bancaire : elle peut prendre également en charge certains risques liés à un déplacement professionnel selon le type de carte et la banque.

Pour des déplacements en toute sérénité, Hello bank! Pro vous accompagne

Avec la carte Hello Business vous bénéficiez de garanties d’assurances et d’assistance pour chaque déplacement professionnel. La carte pro Hello Business est incluse dans l’offre Hello Business ⁽⁵⁾ ou peut être souscrite seule après l’ouverture de votre compte professionnel. Pour bénéficier de garanties d’assurances et d’assistance adaptées à vos besoins, vous serez mis en relation avec des conseillers spécialisés de Cardif IARD.

Les garanties d’assurances et d’assistance ⁽⁶⁾ couvrent différents risques ⁽⁷⁾ tels que :

• L’annulation, la modification ou l’interruption d’un voyage.
• Le remboursement en cas de dommages ou de vol sur le véhicule de location.
• La prise en charge des frais liés à un retard SNCF ou d’avion.
• Le remboursement des achats de première nécessité en cas de retard de bagages.
• Le remboursement des bagages volés, perdus ou détériorés dans un transport public.
• Le versement d’un capital en cas de décès ou d’infirmité permanente ou partielle.
• Une assistance juridique à l’étranger 7 jours sur 7 et 24h/24.

Ce qu’il faut retenir des frais de déplacement professionnel pour un indépendant :

• Les frais de déplacement professionnels sont déductibles par le calcul des frais réels.
• Les frais réels se déduisent sur la base de justificatifs et les frais kilométriques font l’objet d’un calcul en fonction d'un barème établi tous les ans.
• Les micro-entrepreneurs doivent privilégier les frais de débours. Ce sont des avances faites au client pour réaliser leur mission. Ils évitent ainsi de gonfler leur chiffre d’affaires et de payer des cotisations sur ce qui n’est pas du chiffre d’affaires.
• Le professionnel indépendant peut souscrire un contrat d’assurance spécifique pour des déplacements pro ou bénéficier des assurances et garanties liées à sa carte Hello Business.

Vous trouverez les limites et les conditions détaillées des garanties d'assurances et d'assistance de la carte Hello Business dans les notices disponibles ci-dessous :
Notice d’assurances
Notice d’assistance

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

(1) https://www.urssaf.fr
(2) https://www.urssaf.fr
(3) https://www.urssaf.fr
(4) https://www.urssaf.fr
(5) Hello Business est une offre groupée de produits et services incluant la carte Visa Hello Business et ses assurances, le service Mon Business Assistant Start, les virements instantanés. Chaque produit peut être souscrit séparément.
(6) Les contrats d’assurance et d’assistance carte Hello Business sont souscrits par BNP Paribas auprès de Cardif Assurances Risques Divers, S.A. au capital de 21 602 240 € – 308 896 547 RCS Paris – Siège social : 1 boulevard Haussmann, 75009 Paris, Europe Assistance, Société anonyme au capital de 48 123 637 EUR dont le siège social est situé au 2 rue Pillet-Will, 75009 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 451 366 405, agissant pour les besoins de la présente Police par l’intermédiaire de sa succursale irlandaise EUROP ASSISTANCE SA IRISH BRANCH dont le principal établissement est situé au Ground Floor, Central Quay, Block B, Riverside IV, SJRQ, Dublin 2, DO2 RR77, Ireland, et enregistrée auprès de la Irish Companies Registration Office sous le numéro 907089, et Juridica, SA au capital de 14 627 854,68 € - RCS de Versailles n° 572 079 150 - TVA intracommunautaire n° FR 69 572 079 150 - Siège social : 1 place Victorien Sardou 78160 Marly-le-Roi, Entreprises régies par le Code des assurances, par l’intermédiaire de SPB, Société par actions simplifiée de courtage d’assurance au capital de 1 000 000 € 305 109 779 RCS Le Havre – n° ORIAS 07 002 642 – Siège social : 71 quai Colbert, 76600 Le Havre.
(7) Dans les conditions et limites en vigueur prévues au contrat et sous réserve d’acceptation par l’assureur.