Calcul des frais kilométriques : comment ça marche ?

Que sont les frais kilométriques et pourquoi les calculer ?

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par un actif lorsqu'il utilise son propre véhicule pour des raisons professionnelles. Ils incluent le coût de l'essence, l'amortissement du véhicule, l'assurance, l'entretien, et parfois les péages et le stationnement.

Pour calculer ces frais ​, la plupart des entreprises et administrations utilisent un barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale ⁽¹⁾ ​. Ce barème fixe un montant remboursable par kilomètre parcouru, qui varie selon le type de véhicule (voiture, moto) et sa puissance fiscale. L'employé doit fournir un justificatif de ses déplacements, comme un relevé kilométrique détaillé des distances parcourues pour effectuer son travail.

Le calcul précis des frais kilométriques est essentiel tant pour les employeurs que pour les salariés. Pour les employeurs, il permet de rembourser justement les déplacements professionnels de leurs employés et d'optimiser les coûts. Pour les salariés, ce calcul est nécessaire pour obtenir le remboursement adéquat ou pour optimiser leur déclaration fiscale en choisissant l'option la plus avantageuse entre les frais réels et la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour les entrepreneurs indépendants avec un régime de type EURL ou SASU, il est possible de déduire les frais réels dont leurs frais kilométriques de leurs bénéfices imposables.

Les méthodes de calcul des frais kilométriques

Il existe deux principales méthodes pour calculer les frais kilométriques : le barème fiscal et les frais réels ​.

Le barème fiscal, aussi appelé barème kilométrique ​, est une méthode simplifiée fournie par l'administration fiscale. Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Cette méthode est souvent privilégiée pour sa simplicité d'utilisation et sa reconnaissance automatique par l'administration fiscale.

Le barème est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Il tient compte de l'évolution des coûts moyens d'utilisation des véhicules (carburant, entretien, assurance, etc.).

La méthode des frais réels, plus détaillée, consiste à additionner toutes les dépenses réellement engagées pour l'utilisation du véhicule. Cela inclut :

• L'amortissement du véhicule
• Les frais d'assurance
• Les dépenses de carburant
• Les frais d'entretien et de réparation
• Les éventuels frais de péage et de stationnement

Cette méthode peut s'avérer plus avantageuse pour les personnes effectuant de nombreux trajets ou pour ceux qui ont des frais particulièrement élevés, mais cela nécessite de conserver tous les justificatifs et demande un travail de calcul plus important.

Comment calculer ses frais kilométriques pour les impôts ?

Pour calculer vos frais kilométriques selon le barème fiscal, suivez ces étapes :

1. Déterminez la puissance fiscale de votre véhicule (indiquée sur la carte grise)
2. Calculez le nombre total de kilomètres parcourus à titre professionnel sur l'année
3. Référez-vous au barème kilométrique officiel de l'année concernée
4. Appliquez la formule correspondante selon la tranche kilométrique

Voici le barème kilométrique de 2024 ⁽²⁾ ​ (identique à celui de 2023) :

Barème kilométrique de 2024, identique à 2023

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	3 CV et moins	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	d x 0,529	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	(d x 0,316) + 1 065	Distance (d) au-delà de 20 000 km	d x 0,370
4 CV	4 CV	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	d x 0,606	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	(d x 0,340) + 1 330	Distance (d) au-delà de 20 000 km	d x 0,407
5 CV	5 CV	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	d x 0,636	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	(d x 0,357) + 1 395	Distance (d) au-delà de 20 000 km	d x 0,427
6 CV	6 CV	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	d x 0,665	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	(d x 0,374) + 1 457	Distance (d) au-delà de 20 000 km	d x 0,447
7 CV et plus	7 CV et plus	Distance (d) jusqu'à 5 000 km	d x 0,697	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	(d x 0,394) + 1 515	Distance (d) au-delà de 20 000 km	d x 0,470

Exemple concret : pour un véhicule de 6 CV parcourant 15 000 km par an à titre professionnel, le montant des frais kilométriques s'élève à : (15 000 x 0,374) + 1 457 = 7 067 €

Pour un calcul précis et personnalisé, utilisez le calculateur officiel des frais kilométriques ⁽³⁾ ​ du site impots.gouv.fr.

Calcul des indemnités kilométriques pour les employeurs

Les employeurs doivent calculer les indemnités kilométriques à verser à leurs salariés pour leurs déplacements professionnels. Ils peuvent utiliser le barème fiscal ou établir leur propre barème, à condition qu'il ne soit pas inférieur au barème fiscal.

Le calcul se fait généralement en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le taux correspondant à la puissance fiscale du véhicule. Il est important de noter que les indemnités kilométriques sont exonérées de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite du barème fiscal.

Le cas du dirigeant sans salarié

Les dirigeants sans salarié bénéficient de la déduction des indemnités kilométriques de leurs revenus professionnels selon le barème fiscal en vigueur. Le dispositif s'applique aux entrepreneurs individuels relevant des bénéfices non commerciaux ainsi qu'aux dirigeants et gérants de sociétés qui utilisent leur véhicule personnel pour leurs activités professionnelles. Cette déduction reste valide que le véhicule soit en propriété, en location ou en crédit-bail ⁽⁴⁾ ​.

L'administration fiscale exige la tenue d'un carnet de route mentionnant chaque déplacement professionnel avec sa date, son motif et le kilométrage parcouru.

Pour une bonne gestion des notes de frais ​, dont les frais kilométriques font partis, il est conseillé de s'équiper d'outils pour la bonne gestion de votre activité. Les entrepreneurs ont tout intérêt à investir dans ces outils. De même que pour l'établissement bancaire qui les accompagne. Avec l'offre d'Hello bank! Pro aussi appelée Hello Business ⁽⁵⁾ ​, bénéficiez d'une offre complète pour les entrepreneurs.

Astuces pour optimiser le calcul de vos frais kilométriques

Pour optimiser le calcul de vos frais kilométriques ​, voici quelques conseils :

1. Tenez un suivi précis de vos déplacements professionnels. Utilisez une application mobile dédiée ou un carnet de bord numérique pour noter chaque trajet, sa distance et son motif.
2. Conservez tous les justificatifs liés à l'utilisation de votre véhicule : factures de carburant, d'entretien, d'assurance ​, etc. Organisez-les de manière chronologique pour faciliter leur consultation.
3. Comparez les montants remboursés avec le barème kilométrique et la méthode des frais réels pour choisir l'option la plus avantageuse. Cette comparaison peut vous faire économiser plusieurs centaines d'euros.
4. Si vous êtes employeur, mettez en place une politique claire de remboursement des frais kilométriques ​. Communiquez-la à tous vos employés pour éviter toute ambiguïté et contestation.
5. Pour les véhicules électriques ​, n'oubliez pas que le barème kilométrique est majoré de 20 % ​. Cela influence votre choix de véhicule professionnel à long terme et peut potentiellement réduire vos coûts.
6. Envisagez l'utilisation d'un logiciel de gestion des frais pour automatiser le processus de calcul et de remboursement. Cela peut réduire le temps consacré à cette tâche et minimiser les erreurs.

Une gestion efficace des frais kilométriques contribue à une bonne santé financière de l'entreprise. Elle permet non seulement d'optimiser les coûts, mais aussi d'assurer une transparence et une équité dans le remboursement des frais professionnels. Pour en savoir plus sur l'importance d'une gestion financière saine, notamment en termes de trésorerie, consultez notre article sur le calcul du fonds de roulement ​.

Le calcul des frais kilométriques est un aspect important de la gestion financière, tant pour les particuliers que pour les entreprises. Une bonne maîtrise de ce calcul assure une conformité fiscale. Pour aller plus loin et avoir plus d'informations sur les frais de déplacement professionnels en général, n'hésitez pas à consulter notre article dédié ​.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

• (1) ​ service-public.fr ↩ Retour au texte
• (2) ​ economie.gouv.fr ↩ Retour au texte
• (3) ​ impots.gouv.fr ↩ Retour au texte
• (4) ​ bpifrance-creation.fr ↩ Retour au texte
• (5) ​L'offre Hello Business est une offre groupée de produits et services, réservée aux professionnels titulaires d'un compte professionnel Hello bank! Pro, soumise à tarification. Sous réserve d'éligibilité et d'acceptation de la banque. Chaque produit ou service est disponible séparément selon tarification prévue au guide tarifaire. Vous bénéficiez d'un droit de rétractation de 14 jours. Plus d'information sur les produits et services composant l'offre Hello Business sur notre fiche produit. ↩ Retour au texte