Quels sont les documents légaux de l’auto-entrepreneur ?

En tant qu’auto-entrepreneur, quels sont les documents essentiels ?

Au cours de votre activité, vous rencontrerez différents types de documents légaux liés à votre auto-entreprise. Que ce soit à la création de votre entreprise, tout au long de sa vie ou encore au moment de sa cessation, il est important de vous familiariser avec les nombreuses pièces administratives, comptables et commerciales qui vous accompagneront.

A la création de l’entreprise

Le premier document auquel l’auto-entrepreneur est confronté est l’avis de la déclaration de début d’activité. Ce document s’obtient après avoir renseigné le formulaire unique, disponible en ligne sur le Guichet Unique,​⁽¹⁾ afin d’immatriculer votre entreprise (cette démarche s’effectue gratuitement). Il sera ensuite transmis aux différents organismes concernés (impôts, INSEE, Urssaf, greffes…).

Pour accompagner votre demande, vous devez fournir les pièces suivantes suivantes​ ⁽²⁾ (liste non exhaustive) :

• Justificatif d’identité ;
• Justificatif de domicile ;
• Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation ;
• Attestation de notification au conjoint si vous êtes marié sous le régime de la communauté de biens.

Documents liés à l’identité de l’auto-entreprise

Pour justifier de l’identité de votre entreprise, deux types de documents légaux existent :

• L’avis de situation au répertoire SIRENE,fourni par l’INSEE,​ ⁽³⁾ qui mentionne l’identification de votre entreprise, son numéro SIRET et son code APE.
• L’extrait Kbis,uniquement disponible pour les activités commerciales et non pour les professions libérales : il justifie de votre immatriculation (gratuite pour les auto-entrepreneurs) au Registre du Commerce et des Sociétés. Accessible sur le site Infogreffe,​ ⁽⁴⁾ il reprend les principales informations de votre entreprise : son numéro SIREN, son code APE, sa forme juridique, etc.

Documents Urssaf

L’Urssaf fournit un certain nombre de documents aux auto-entrepreneurs.Ces derniers sont téléchargeables depuis votre espace personnel :

• L’attestation d’affiliation Urssafqui confirme votre rattachement à cet organisme.
• L’attestation de vigilance Urssafqui prouve que vous êtes à jour de vos déclarations de chiffre d’affaires et du paiement de vos cotisations. Ce document, valable 6 mois, peut vous être demandé par un client dans le cadre d’un contrat supérieur à 5 000 € HT. Certaines plateformes de freelances exigent également l’attestation de vigilance d’Urssaf pour les freelances référencés sur leur site web.
• Le relevé de situation Urssafqui mentionne, pour l’année en cours et l’année précédente, les recettes déclarées, ainsi que les cotisations dues et réglées.
• Les justificatifs de déclaration de chiffre d’affaires :ils précisent le montant déclaré pour chaque mois ou chaque trimestre, ainsi que le montant réglé pour les cotisations sociales sur la période.

À partir de l’année qui suit votre première année d’activité, vous aurez également accès aux documents suivants :

• L’attestation fiscale ou memento fiscalqui précise la totalité des recettes encaissées sur l’année qui précède.
• L’attestation de contribution à la formation professionnelle :vous précise le total des contributions CFP versées sur l’année N-1 ainsi que le nom et les coordonnées du Fonds de formation dont vous dépendez (FAFCEA, FIFPL, AGEFICE) pour bénéficier de vos droits à formation en tant que dirigeant.

Documents liés aux impôts

Les deux documents suivants sont disponibles sur votre espace professionnel du site des Impôts​ ⁽⁵⁾ :

• La déclaration initiale de CFE(Cotisation Foncière des Entreprises) à retourner complétée avant le 31 décembre de l’année de création de votre micro-entreprise. Elle servira au calcul de cette taxe annuelle (vous en êtes exonéré la première année civile d’activité).
• L’avis de paiement de la CFE que vous recevrez chaque année en octobre, vous confirmera le montant à régler mi-décembre.
• L’attestation de régularité fiscalequi confirme que vous êtes à jour du paiement de vos impôts et taxes. Comme l’attestation de vigilance Urssaf, elle peut être utile dans le cadre de la conclusion d’un contrat de plus de 5 000 € HT.

A la cessation d’activité

Le document de l’auto-entrepreneur qui clôture l’activité de l’entreprise est l’attestation de radiation. Vous la recevez par courrier après avoir effectué vos démarches de cessation d’activité en ligne sur le Guichet Unique.

Les documents administratifs et d’assurance de votre entreprise

La question de la responsabilité et de l’assurance fait partie des sujets importants d’une entreprise. Ces différents aspects sont couverts par des contrats et des documents légaux qu’il faut toujours avoir à portée de main.
Parmi les éléments à conserver pour vous protéger :

• Les Conditions Générales de Vente(CGV) pour mieux encadrer vos relations commerciales.
• L’attestation de Responsabilité Civile Professionnelle :elle confirme que vous êtes bien couvert par un contrat d’assurance notamment pour les dommages occasionnés à autrui dans le cadre de l’exercice de votre activité.

Les documents bancaires associés à votre entreprise

En tant qu’entrepreneur individuel, vous devez disposer d’un certain nombre de documents bancaires nécessaires pour gérer vos transactions financières et vos opérations commerciales. Voici les documents liés à votre compte bancaire professionnel :

• Le Relevé d’Identité Bancaire (RIB)est utile pour recevoir les paiements par virement de vos clients ou pour mettre en place des prélèvements SEPA.
• Les Relevés de comptepermettent de pointer les opérations enregistrées sur votre compte bancaire, et notamment vos entrées de chiffre d’affaires.
• Les Contrats de services bancaires :si votre entreprise utilise des services spécifiques fournis par la banque, tels que des services de paiement en ligne, des solutions de gestion de trésorerie ou des facilités de crédit, vous devrez probablement signer des contrats détaillant les termes et conditions de ces services.

Pour plus d’informations sur les comptes bancaires destinés aux auto-entrepreneurs, n’hésitez pas à solliciter la Hello Team Pro.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d’accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.