Notes de frais en entreprise : le guide ultime pour tout comprendre et bien les gérer

C'est quoi exactement une note de frais ?

Une note de frais est un document récapitulatif des dépenses professionnelles engagées par un salarié ou un entrepreneur pour le compte de l'entreprise. Elle joue un rôle essentiel dans la gestion financière et comptable ​, permettant de justifier ces dépenses et d'en obtenir le remboursement.

On distingue deux cas de figure principaux :

1. Le salarié qui engage des frais avec son compte personnel pour le compte de son entreprise et qui doit se faire rembourser. Par exemple, un commercial qui prend le train pour se rendre à un rendez-vous client dans une autre ville.
2. L'entrepreneur qui avance des frais avec son compte professionnel et qui doit les justifier dans sa comptabilité. Par exemple, un consultant indépendant qui achète du matériel informatique pour son activité.

Dans les deux cas, la note de frais permet de formaliser et tracer ces dépenses professionnelles ​, assurant ainsi une gestion transparente et rigoureuse.

Quels types de frais peut-on inclure dans une note de frais entreprise ?

Plusieurs catégories de dépenses peuvent être intégrées dans une note de frais :

• Frais de déplacement (transport, hébergement, repas) : ces frais sont souvent les plus courants dans les notes de frais. Ils incluent les billets de train, d'avion, les nuits d'hôtel, les repas pris lors de déplacements professionnels, etc. Pour en savoir plus sur le calcul de ces frais, consultez notre article dédié aux frais de déplacement professionnel ​.
• Frais kilométriques : pour l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, ces frais sont calculés selon un barème officiel publié chaque année par l'administration fiscale ⁽¹⁾ ​.
• Frais de représentation et de réception : ils concernent les dépenses liées à l'accueil de clients ou de partenaires (repas d'affaires, cadeaux d'entreprise, etc.).
• Frais de fournitures et petits équipements : il s'agit des achats de matériel nécessaire à l'activité professionnelle. Pour les micro-entrepreneurs, vous pouvez consulter notre article sur l'achat de matériel ​.
• Frais de télécommunication : abonnements téléphoniques ou internet utilisés à des fins professionnelles.
• Frais de documentation et formation : achats de livres professionnels, abonnements à des revues spécialisées, frais de participation à des formations, etc.

Il est important de noter que ces frais doivent être directement liés à l'activité professionnelle et être raisonnables par rapport aux usages de l'entreprise. Des plafonds peuvent être fixés pour certaines catégories de dépenses afin de maîtriser les coûts.

Une bonne gestion des notes de frais est essentielle pour les entreprises. Hello bank! Pro met à la disposition de ses clients un outil de facturation Mon Business Assistant Start ⁽²⁾ ​ qui vous aidera à avoir une vision globale de votre activité et à optimiser votre gestion financière.

Comment faire une note de frais en pratique ? Les étapes à suivre

La procédure pour établir une note de frais diffère légèrement selon que vous soyez salarié ou entrepreneur. Voici les étapes détaillées pour chaque cas :

Pour les salariés :

1. Rassembler et vérifier les justificatifs de chaque dépense.
2. Reporter les informations dans un modèle de tableau de notes de frais (fourni par l'entreprise ou créé par vos soins).
3. Calculer les montants totaux et vérifier qu'ils respectent les plafonds éventuels fixés par l'entreprise.
4. Faire valider la note par le supérieur hiérarchique si la procédure de l'entreprise le prévoit.
5. Transmettre la note et tous les justificatifs au service comptable pour remboursement.
6. Archiver une copie pour sa comptabilité personnelle.

Pour les entrepreneurs :

1. Collecter systématiquement les pièces justificatives de chaque dépense professionnelle.
2. Enregistrer régulièrement les dépenses dans un outil dédié ou un simple tableur.
3. Vérifier l'éligibilité des dépenses et le respect des plafonds éventuels (notamment pour les repas ou l'utilisation du véhicule).
4. Transmettre les éléments à son expert-comptable si l’entreprise en a un.
5. Archiver soigneusement les notes et les justificatifs (pendant au moins 6 ans pour les besoins de l'administration fiscale).

Une gestion rigoureuse et méthodique de vos notes de frais vous permettra d'optimiser votre comptabilité et d'éviter tout litige avec l'administration fiscale.

Quels justificatifs fournir pour se faire rembourser ses notes de frais ?

Les justificatifs sont essentiels pour valider les dépenses inscrites sur une note de frais professionnels. Voici les principaux documents à fournir :

• Factures : pour les achats importants (matériel, prestations de service, etc.)
• Tickets de caisse : pour les petits achats du quotidien
• Reçus : notamment pour les péages ou parkings
• Billets de transport : train, avion, bus, etc.
• Notes d'hôtel : pour les frais d'hébergement

Ces justificatifs doivent comporter certaines mentions obligatoires :

• Date de la dépense
• Montant TTC (et TVA si applicable)
• Nature de la dépense
• Nom du fournisseur ⁽³⁾

Il faut penser à collecter ces justificatifs au fur et à mesure pour ne rien oublier. Une bonne pratique consiste à les photographier ou les scanner immédiatement avec son smartphone pour éviter de les perdre et faciliter leur archivage numérique.

Notes de frais et comptabilité : comment ça marche ?

D'un point de vue comptable, les notes de frais sont traitées comme des charges pour l'entreprise ​. Elles sont imputées dans les comptes de charges correspondants (déplacements, réceptions, fournitures, etc.).

Pour les entrepreneurs individuels soumis aux régimes BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) ou BNC (Bénéfices Non Commerciaux), ces frais sont déductibles du résultat fiscal ​, ce qui permet de réduire l'impôt à payer.

Pour comptabiliser les notes de frais, la procédure est la suivante ⁽⁴⁾ ​ :

• La saisir dans le journal comptable des achats ;
• Débiter les comptes de charges ;
• Débiter le compte de TVA déductible, le cas échéant ;
• Créditer le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.

Il est judicieux de provisionner une partie du chiffre d'affaires pour couvrir ces frais professionnels. Cela permet d'avoir une vision plus juste de la rentabilité réelle de l'activité et d'éviter les mauvaises surprises en termes de trésorerie. Pour en savoir plus sur la gestion de votre trésorerie, vous pouvez consulter notre article sur le calcul du fonds de roulement ​.

5 conseils pour optimiser la gestion de vos notes de frais en entreprise

1. Restez vigilant sur la nature des dépenses : les notes de frais doivent avoir un lien direct avec l'activité professionnelle. Un mélange entre dépenses personnelles et professionnelles peut entraîner des risques en cas de contrôle fiscal et déstabiliser la trésorerie de l'entreprise.
2. Définissez une procédure claire : établissez des règles précises sur les types de dépenses autorisées, les plafonds, les délais de remboursement, etc. Communiquez clairement ces règles à tous les collaborateurs concernés.
3. Fixez des plafonds de dépenses raisonnables : cela permet de maîtriser les coûts tout en offrant un cadre clair aux salariés.
4. Utilisez des outils dédiés : privilégiez les logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais. Ils permettent d'automatiser une grande partie du processus et réduisent les risques d'erreurs.
5. Contrôlez régulièrement : effectuez des vérifications périodiques des notes de frais pour s'assurer du respect des procédures et détecter d'éventuelles anomalies.

Une gestion efficace des notes de frais contribue à une meilleure maîtrise des coûts et à une gestion financière plus saine de votre entreprise. Pour vous accompagner dans tous les aspects de votre activité professionnelle, découvrez notre offre Hello Business ⁽⁵⁾ ​, qui inclut un compte professionnel et de nombreux services adaptés aux besoins des entrepreneurs.

En suivant ces conseils et en mettant en place une procédure rigoureuse, vous optimiserez la gestion de vos notes de frais ​, gagnant ainsi en efficacité et en sérénité dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de toute structure d'accompagnement ou tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

• (1) ​ service-public.fr ↩ Retour au texte
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• (3) ​ payfit.com ↩ Retour au texte
• (4) ​ legalplace.fr ↩ Retour au texte
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