Quelles sont les règles à suivre au moment de choisir votre numéro de facture ?

Numéro de facture : tout ce qu’il faut savoir pour une facturation gérée avec précision

En France, la numérotation des factures est encadrée par le Code de commerce et le Code général des impôts. Ces règles ont pour but de garantir la transparence et de limiter les risques de fraude.  

Plus qu’une simple transaction, l’acte d’établir une facture est le reflet du professionnalisme d’une organisation et de son respect envers les réglementations en vigueur. Bien que souvent sous-estimée, la numérotation des factures fait partie des normes cruciales à respecter quelle que soit la nature d’une entreprise. Même si les solutions de facturation électronique facilitent grandement ce processus aujourd’hui, il est tout de même important de savoir comment numéroter ses factures tout en respectant ses obligations légales. Dans cet article Hello bank! Pro vous éclaire sur le sujet.

Numéro de facture : quelle utilité ?

Un numéro de facture, c’est quoi exactement ?Ce numéro fait partie des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture. De plus, la numérotation des factures est une obligation légale pour tous les professionnels. Mais pourquoi numéroter les factures ? Sans numérotation, il vous serait bien plus difficile de suivre votre activité. Identifier les retards de paiement, dissocier les prestations récurrentes de vos ventes ponctuelles : la numérotation de vos factures facilite la facturation client et vous aide à garder une trace ordonnée et chronologique de toutes vos transactions.

Avec un numéro de facture, il est aussi plus facile d’identifier un document et d’y faire référence. En cas d’audit de gestion ou de litige, cela peut s’avérer d’autant plus utile. ⁽¹⁾

Tous les types de factures doivent comporter un numéro : factures d’acompte, d’avoir ou de situation doivent elles aussi être numérotées. Cette règle assure une vision claire et cohérente de votre activité, quel que soit le type de transaction. 

Si votre facture comporte plusieurs pages, le numéro doit figurer sur chaque page avec le format n/N (exemple : « Facture 2023-001 – page 2/5 »). 

Enfin, rappelons que les factures doivent être conservées pendant 10 ans⁽¹⁾. Une numérotation correcte n’est donc pas seulement une obligation légale, elle constitue aussi un atout indispensable pour classer vos documents et les retrouver facilement, même plusieurs années après leur émission. 

Quelles sont les autres mentions obligatoires sur une facture ?

La numérotation n’est pas la seule obligation à respecter. Chaque facture doit comporter un ensemble d’informations légales prévues par le Code du commerce et le Code général des impôts. 

Voici la liste des mentions obligatoires⁽¹⁾ : 

• Date de la facture. 
• Numéro de la facture (unique, chronologique et sans rupture). 
• Date de la vente ou de la prestation. 
• Identité du vendeur ou prestataire : dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, capital social, numéro SIRET, n° RCS et ville du greffe. 
• Identité de l’acheteur ou client : dénomination sociale ou nom, adresse de facturation et de livraison si différente. 
• Numéro du bon de commande (le cas échéant). 
• Numéro d’identification à la TVA. 
• Désignation précise et quantité des produits ou services fournis.
• Prix unitaire HT et taux de TVA appliqué. 
• Montant total HT et TTC. 
• Réductions ou majorations éventuelles. 
• Modalités et délai de paiement. 
• Adresse de facturation. 
• Garantie légale de conformité de 2 ans (pour certains biens).

Dans certaines situations, des mentions spécifiques doivent également figurer sur la facture⁽¹⁾  :

• Dans le cas de la franchise de TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». 
• Dans le cas de l’Autoliquidation de la TVA : « Auto-liquidation de la TVA » (avec montant HT indiqué). 
• Adhésion à un centre de gestion ou une association agréée : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ». 

Quelles sanctions en l’absence de numérotation ?

Que risque un entrepreneur qui omet de numéroter sa facture ou qui fait une erreur de numérotation ? La numérotation des factures étant une obligation légale pour tout entrepreneur, son absence ou son affichage erroné peut entraîner des sanctions. Mais lesquelles au juste ? Cela peut aller d’une simple amende à des sanctions fiscales bien plus sérieuses.

15 € d’amende par mention manquante, dont le numéro de facture fait partie, avec un plafond fixé au quart du montant total de la facture.⁽¹⁾  

De plus, en cas de litige avec un client ou un fournisseur, l’absence de numéro de facture peut aussi affaiblir votre position. Alors, avant de négliger cette tâche et outre ses avantages en matière de gestion, pensez aux risques que vous encourez en l’omettant. ⁽²⁾

Comment numéroter ses factures ?

Il existe plusieurs façons de numéroter ses factures. Le tout reste de choisir la méthode qui vous conviendra le mieux.

Numérotation de facture séquentielle

La numérotation séquentielle des factures est une méthode simple et couramment utilisée. Vous commencez par 1, puis 2, puis 3, et ainsi de suite. Par exemple, votre première facture serait “Facture 001”, la suivante “Facture 002”, etc.

Numérotation de facture par date

La numérotation par date est une option pratique, surtout si vous souhaitez rapidement connaître la date d’émission de votre facture. Par exemple, pour une facture du 1er janvier 2023, cela donnerait “Facture 010123-001”.

Numérotation de facture par catégorie de produits ou services

Si vous proposez différents types de produits ou services dans le cadre de votre activité, alors la numérotation par catégorie peut se révéler judicieuse. Par exemple, si vous vendez des pantalons et un service d’ourlet, vos factures pourraient ressembler à “Pantalon-001” ou “Ourlet-001”.

Numérotation de facture personnalisée

Vous pouvez aussi opter pour un mode de numérotation personnalisé, qui combine les méthodes de numérotation précédente ou non. Vous pourriez tout aussi bien inclure les initiales de votre client ou un code relatif à un projet spécifique. Le plus important est de rester cohérent. Par exemple, cela pourrait ressembler à “JB-ProjetA-001”.

La numérotation des différents types de facture

Toutes les factures doivent être numérotées, mais certaines particularités existent selon le type de document. 

Factures d’avoir 

Une facture d’avoir doit être numérotée au même titre qu’une facture classique. 

• Elle peut être intégrée dans la séquence globale de facturation (exemple : 2023-005 → 2023-006 → 2023-007). 
•  Ou disposer d’une série distincte pour plus de clarté, en utilisant un préfixe comme « AVO-2023-001 ». 

Dans tous les cas, la numérotation doit rester continue et sans rupture.

Factures d’acompte 

La facture d’acompte suit les mêmes règles qu’une facture normale. 

• Elle doit être intégrée dans la séquence globale de numérotation, sans exception. 
•  Exemple : 2023-010 (facture standard) → 2023-011 (acompte) → 2023-012 (facture standard). 

 Factures proforma 

La facture proforma est une exception. 

• Sa numérotation n’est pas obligatoire puisqu’elle n’a pas de valeur comptable. 
•  Toutefois, il est recommandé de lui attribuer un numéro pour faciliter le suivi administratif et éviter les confusions. 

•  Exemple : « PRO-2023-001 ».

Devis

Comme pour la facture proforma, la numérotation des devis n’est pas imposée par la loi. 

• Néanmoins, attribuer un numéro permet une meilleure organisation et un suivi clair des échanges commerciaux.
•  Exemple : « DEV-2023-001 ». 
  

Est-ce que les numéros de factures doivent se suivre ?

La réponse est simple : oui. La loi exige que la numérotation de facture soit chronologique et continue. Pourquoi ? Cela apporte une garantie sur la transparence et la traçabilité de votre comptabilité. Par exemple:

• Correct : 2023-001 → 2023-002 → 2023-003
• Incorrect : 2023-001 → 2023-003 (le 2023-002 manquant rend la séquence invalide). 

Il est aussi plus aisé d’écarter toute suspicion de dissimulation ou de manipulation de factures avec des numéros de factures qui se suivent. ⁽³⁾

Quelles sont les erreurs les plus courantes ?

Nous avons rassemblé les erreurs les plus courantes en matière de numérotation de facture. Si vous gardez les différents points suivant à l’esprit, cette tâche ne sera plus qu’une simple formalité :

• Sauter un numéro :si vous perturbez la chronologie de votre facturation, cela peut susciter des interrogations de la part de certains organismes, comme ceux responsables du contrôle de votre comptabilité. Il est essentiel de maintenir votre séquence de numérotation.
• Utiliser plusieurs fois le même numéro :si deux factures portent le même numéro, cela peut entraîner des erreurs dans le suivi des paiements, des problèmes de comptabilité et des difficultés lors d'un contrôle fiscal.
• Modifier la méthode de numérotation en cours d’année :changer votre mode de numérotation en cours de route est tentant, mais entraîne généralement des complications de gestion et rend la traçabilité de votre facturation plus complexe. Attendez au moins la fin de votre année d’exercice avant de procéder à de tels changements.
• Ne pas conserver de copie :afin d’éviter de perdre une facture, vous devez à minima les conserver et les archiver, en format digital en rangeant dans un dossier les fichiers PDF de vos factures émises année par année, sans oublier de sauvegarder ce dossier. Vous pouvez aussi en conserver une version imprimée. Rappelez-vous également que la loi oblige les entreprises à conserver leurs documents relatifs à leur exercice pendant 10 ans et les factures ne font certainement pas exception. ⁽⁴⁾
• Supprimer une facture déjà éditée : cette pratique est interdite. En cas d’annulation de transaction, il faut émettre une facture d’avoir et la numéroter comme une facture normale, plutôt que supprimer ou modifier la numérotation. 

L’outil de facturation Mon Business Assistant Start

Ces dernières années, les logiciels et outils de facturation en ligne se sont multipliés. Parmi les nombreux avantages qu’ils procurent, ils prennent en charge la numérotation des factures de manière automatisée pour éviter les erreurs. L’outil de facturation Mon Business Assistant Start, rend la facturation plus simple et permet d’éviter les erreurs.

4 bonnes raisons d’adopter cet outil de facturation ?

1. Avec vous à chaque instant depuis votre smartphone :directement accessible depuis l’application Hello bank!, ⁽⁶⁾ vous pouvez facturer à tout moment, même en déplacement.
2. Une personnalisation à votre image :logo, couleur, mentions spécifiques : créez des modèles de devis et de facture personnalisés pour une touche plus professionnelle.
3. La numérotation de vos factures automatisées :dites adieu aux erreurs de numérotation, avec Mon Business Assistant Start chaque facture se voit attribuer un numéro unique automatiquement.
4. Une solution déjà conforme à la généralisation de la facturation électronique : vous êtes prêt·e à répondre aux nouvelles obligations réglementaires sans changer vos habitudes

Choisir Mon Business Assistant Start comme votre outil de facturation, c’est opter pour la simplicité et l’efficacité. Résultat ? Vous vous concentrez sur l’essentiel : VOTRE activité ! Pensez à notre offre Hello Business⁽⁷⁾ ! Une offre tout-en-un pour 10,90 € HT/mois ⁽⁸⁾ qui vous permet de souscrire en toute simplicité à Mon Business Assistant Start et qui inclut une carte Visa ⁽⁹⁾ avec des garanties d’assurances et d’assistance, ⁽¹⁰⁾ ainsi que vos paiements, retraits et dépôt d’espèces sans frais. ⁽¹¹⁾

Bien que technique, la numération des factures est cruciale pour assurer la transparence et l’efficacité de votre entreprise. Si vous maîtrisez cette pratique et utilisez des solutions performantes, vous assurez à la fois la conformité légale de votre entreprise et la fluidité de votre activité. Vous l’aurez compris, un détail aussi simple qu’un numéro peut faire toute la différence. Et vous avez maintenant toutes les clés en main pour bien gérer votre facturation.

Les informations communiquées dans cet article sont à titre indicatif et non exhaustives. Il appartient au lecteur de se rapprocher de tout conseil juridique, fiscal ou comptable pour disposer des informations complètes et précises.

• (1) economie.gouv.fr↩Retour au texte
• (2) entreprendre.service-public.fr↩Retour au texte
• (3) economie.gouv.fr↩Retour au texte
• (4) economie.gouv.fr↩Retour au texte
• (5) Service géré par la société ONEUP SAS au capital de 403 977.00 €, dont le siège social est à SAINT MANDE 94160 - 1 RUE POIRIER, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de CRETEIL sous ne numéro B 399 838 10. ↩Retour au texte
• (6) Disponible sur iOS et Android. L’accès à des services de banque à distance via internet ou l’appli n’est pas facturé par BNP Paribas. Vous restez néanmoins redevable du coût de la communication, de votre abonnement téléphonique ou de celui de la fourniture d’accès à Internet. ↩Retour au texte
• (7) L’offre Hello Business est une offre groupée de produits et services, soumise à tarification. Sous réserve d’éligibilité et d’acceptation de la banque. Chaque produit ou service est disponible séparément selon tarification prévue au guide tarifaire. ↩Retour au texte
• (8) Soit 11,50 € TTC (seule une partie de l'offre est soumise à la TVA) ↩Retour au texte
• (9) Cette carte bancaire est incluse dans l’offre Hello Business ou peut être souscrite seule après l’ouverture de votre compte professionnel hello bank! Pro. Plus d’informations sur notre guide tarifaire.↩Retour au texte
• (10) Les contrats d’assurance et d’assistance carte Hello Business sont souscrits par BNP Paribas auprès de Cardif Assurances Risques Divers, S.A. au capital de 21 602 240 € – 308 896 547 RCS Paris – Siège social : 1 boulevard Haussmann, 75009 Paris, Europe Assistance, Société anonyme au capital de 48 123 637 EUR dont le siège social est situé au 2 rue Pillet-Will, 75009 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 451 366 405, agissant pour les besoins de la présente Police par l’intermédiaire de sa succursale irlandaise EUROP ASSISTANCE SA IRISH BRANCH dont le principal établissement est situé au Ground Floor, Central Quay, Block B, Riverside IV, SJRQ, Dublin 2, DO2 RR77, Ireland, et enregistrée auprès de la Irish Companies Registration Office sous le numéro 907089, et Juridica, SA au capital de 14 627 854,68€ - RCS de Versailles n° 572 079 150 - TVA intracommunautaire n° FR 69 572 079 150 - Siège social : 1 place Victorien Sardou 78160 Marly-le-Roi, Entreprises régies par le Code des assurances, par l’intermédiaire de SPB, Société par actions simplifiée de courtage d’assurance au capital de 1 000 000€ 305 109 779 RCS Le Havre – n° ORIAS 07 002 642 – Siège social : 71 quai Colbert, 76600 Le Havre. ↩Retour au texte
• (11) Paiements et retraits par carte, Hello bank! ne prend aucun frais mais les établissements tiers peuvent prendre des frais ou commission de change. ↩Retour au texte